AIを仕事に使おうと思ったとき、最初にやりがちなのは「どのAIツールを使えばいいか」を探すことです。
ChatGPTがいいのか。Claudeがいいのか。画像生成AIなのか。自動化ツールなのか。
私も最初、ツール比較の記事を読みあさりました。 そして、読み終わっても何も始まりませんでした。
いま振り返ると、順番が逆だったんです。
会社員が日々の仕事でAIを使うなら、最初にやるべきはツール選びではなく、自分の仕事の中にある”面倒な作業”を棚卸しすることです。
AIは「何を助けてほしいのか」が見えていないと、うまく使えないからです。
この記事では、現場で働く会社員がAIを使い始める前にやっておきたい「面倒な作業の棚卸し」について、実務目線で整理します。
AI活用は、いきなり大きな改善を狙わなくていい
AI活用という言葉には、大げさな響きがあります。
業務改革。DX推進。自動化。生産性向上。
こう並ぶと、「何か大きな仕組みを作らないといけないのかな」と構えてしまいます。
構えなくて大丈夫です。
- 毎回似たようなメール文を考えている
- 会議メモをあとから整理するのが面倒
- Excelの表を見ながら、手で転記している
- 報告書の文章を毎回ゼロから書いている
- 過去の資料を見ながら、似たような文章を作っている
一つひとつは小さい作業です。 でも、毎日・毎週・毎月くり返すと、思った以上に時間を食っています。
AIの入口は、この「小さいけれど、地味に面倒な作業」を見つけることです。
「AIで何ができるか」より「何に困っているか」から考える
AIを使おうとすると、つい「AIで何ができるか」から考えたくなります。
順番を逆にしてください。 先に見るのは、AIの機能ではなく、自分の困りごとです。
- 何度も同じ説明をしている作業はないか
- 毎回文章を考えるのに時間がかかっていないか
- Excelやシステムから情報を拾ってまとめていないか
- ルールはあるのに、人によって判断がバラつく作業はないか
- 「分かっている人に聞かないと進まない作業」はないか
こう見ていくと、AIに任せられそうな作業が浮かんできます。
大事なのは、「AIで全部やる」と考えないこと。 全部任せるのではなく、仕事の一部を手伝ってもらう。 このくらいの距離感が、会社員の実務にはちょうど合います。
面倒な作業は、3つに分けると見つけやすい
全業務を見直そうとしなくて大丈夫です。 3つに分けて見ると、見つかります。
1. 文章を作る作業
メール、報告書、議事録、マニュアル、案内文、依頼文。
会社の仕事には、思っている以上に「文章にする作業」があります。 しかも、よく見ると完全に新しい文章はほとんどありません。
前にも似た文章を書いた。毎回少しだけ内容を変えている。失礼がない表現にするのに時間がかかる。
こういう作業は、AIと相性抜群です。 ただし丸投げではなく、元になる情報や目的は人間が整理します。
2. 情報を整理する作業
会議メモ、問い合わせ内容、作業記録、Excelの表、日報。
情報自体はある。でも、読みやすく整理するのに時間がかかる。
箇条書きを整理する。長い文章を要約する。内容を分類する。手順に並べ直す。
現場では、情報を集めることより「人に伝わる形に整えること」に時間を取られます。 その整理部分だけでもAIに渡せると、目に見えて軽くなります。
3. 判断の前に確認する作業
ここは少し注意が要ります。 AIに最終判断を任せる、という意味ではありません。
判断する前の材料整理を手伝ってもらうんです。
- この案のメリット・デメリットを整理する
- 抜けている観点を出してもらう
- リスクを洗い出す
- 反対意見が出そうな点を考える
最後に判断するのは人間。 でも、その前の「考える材料」を整えるところで、AIは相当に頼れます。
棚卸しするときは「イラッとした作業」から見る
棚卸しといっても、きれいな業務一覧は要りません。 最初はもっと雑でいいです。
おすすめは、仕事中に**「またこれか」と思った瞬間をメモする**ことです。
- また同じ文章を書いている
- また前回の資料を探している
- またExcelから転記している
- また説明し直している
- また誰かに聞かないと分からない
この小さなイラッが、AI活用の入口です。
現場の改善は、きれいな理論からは始まりません。 「地味な面倒」への苛立ちから始まります。 少なくとも、私の場合は全部そうでした。
棚卸しメモは、5項目だけでいい
面倒な作業を見つけたら、メモするのは5項目だけです。
- どんな作業か
- いつ発生するか
- 何が面倒か
- 今はどうやっているか
- AIに手伝ってほしい部分はどこか
たとえば、会議メモの整理が面倒な場合。
- どんな作業か：会議後にメモを整理して、関係者に共有する
- いつ発生するか：週1回の定例会議のあと
- 何が面倒か：話が前後していて、要点をまとめるのに時間がかかる
- 今はどうやっているか：手書きメモを見ながら、自分で文章にしている
- AIに手伝ってほしい部分：要点整理、決定事項、次にやることの分類
ここまで書ければ、もうAIに相談できます。
「会議メモをまとめて」だけでは、AIは何を重視すればいいか分かりません。 でも、目的と困っている部分が書いてあれば、返ってくるものが実務に近づきます。
AIに渡せる形にするだけで、仕事は少し軽くなる
棚卸しの効能は、AIに頼めることだけではありません。
自分の仕事を言葉にすると、頭の中が整理されます。
「何となく面倒」だった作業を分解してみると、
- 毎回文章を考えるのが面倒なのか
- 情報を探すのが面倒なのか
- 判断基準があいまいなのか
正体が見えてきます。
正体が見えれば、AIに頼むかどうかに関係なく、打ち手が見えます。 文章作成が面倒ならテンプレート化。情報整理が面倒なら入力項目の統一。判断基準があいまいならチェックリスト。
AIは魔法の道具ではありません。 でも、自分の仕事を言葉にするきっかけとして使うと、かなり強い道具になります。
なぜ「言葉にする力」がAI時代に大事なのかについては、こちらの記事でも詳しく整理しています。
最初の1件は、小さくて失敗しても困らない作業がいい
AI活用の最初の1件に、大きな業務を選ばないでください。
部署全体の業務改善や、重要な判断が絡む作業から始めると、ハードルが上がりすぎます。
向いているのは、失敗しても困らない作業です。
- 自分用のメモ整理
- 社内向けのたたき台文章
- 会議前の論点整理
- メール文の言い回し調整
ポイントは、AIの出力をそのまま使わないこと。 AIにたたき台を作ってもらい、最後は自分で確認する。
この距離感なら、明日からでも始められます。
面倒な作業を見つけたら、次は作業手順を書き出すと、AIに相談しやすくなります。
棚卸しで見つけた作業は、すぐ自動化しなくていい
面倒な作業を見つけると、すぐ自動化したくなります。 その気持ちは、いったん保留で。
最初は「AIに相談するだけ」で十分です。
- この作業を楽にする方法を整理してもらう
- 手順を分解してもらう
- テンプレート化できる部分を探してもらう
- VBAやスプレッドシートでできそうか相談する
自動化は、最後の手段です。
その前に、作業を整理する。手順をそろえる。テンプレートを作る。 この小さな整備だけでも、十分に効きます。
まとめ：AI活用の入口は、ツールではなく「面倒の発見」
会社員がAIを使うのに、特別な知識は要りません。
必要なのは、自分の仕事の中にある「面倒な作業」を見つけること。
- 何に困っているのか
- どこで時間がかかっているのか
- どの部分ならAIに手伝ってもらえそうか
- 最後に人間が確認すべき部分はどこか
これを言葉にすることが、すべての出発点です。
棚卸しは、AIに仕事を丸投げするためではありません。 自分の仕事を見える形にして、少しずつ楽にしていくための準備です。
まずは今日の仕事の中で、「またこれか」と思った作業を一つだけメモしてみてください。
ツール比較の記事を10本読むより、そのメモ1枚のほうが先に進めます。
棚卸しから先、メモが実際に仕組みになるまでの道のりは「現場の不便をAIで仕組みに変えるまでの流れ【全体まとめ】」にまとめています。