「この仕事をもっと楽にしたい」 「何か効率化できないか知りたい」 「できれば自動化したい」
AIに業務改善を相談したくなる動機は、だいたいこのあたりだと思います。
面倒な作業に気づいたあと（→面倒な作業の棚卸し）、次にやると効果が大きいのが、作業手順を書き出すことです。
というのも、そのままAIに「業務を改善して」と頼むと、返ってくるのは一般論だからです。
AIの能力が低いのではありません。 こちらの業務の流れが、AIに見えていないだけです。
完璧なマニュアルは要りません。メモで十分。
この記事では、なぜ手順を書き出すだけでAIへの相談の質が上がるのかを整理します。
作業手順を書き出すと、何が変わるのか
業務改善したいと思っているとき、頭の中にあるのは「何となく面倒」「何となく大変」という感覚です。
この「何となく」が曲者で、感覚のままでは、どこをどう改善すればいいか見えません。
手順を書き出すと、流れが見えます。
- 依頼を受ける
- 台帳を見る
- Excelへ転記する
- 確認して送る
順番に出してみるだけです。 それだけで、「手間はどこか」「減らせるのはどこか」「自動化できるのは何か」を考える土台ができます。
AIに相談するときも、この土台があるかないかで、会話の質がまったく変わります。
書き出す前と書き出した後では、AIの答えが変わる
実際に比べてみます。
「この業務を改善したいです。何か方法はありますか？」
これで返ってくるのは、
- 無駄な作業を洗い出しましょう
- 自動化できる部分を探しましょう
- Excelやシステムを活用しましょう
……どこかで読んだことのある答えです。 間違ってはいない。でも、明日の自分の仕事には使えません。
一方、手順を書き出したあとに、
- 紙で依頼を受ける
- 台帳を確認する
- Excelへ転記する
- 上司に確認して送る
この流れで手間が大きい部分を整理してください
と頼むと、答えが変わります。
- 転記が二重になっていないか
- 確認の前に入力ミスチェックを入れた方がいいか
- 紙からExcelへの転記を減らせないか
流れに沿った、自分の仕事の話になるんです。
渡したのは、たった4行のメモ。 それだけで、AIは一般論をやめます。
完璧な手順書はいらない。メモで十分
「手順を書き出す」と聞くと、しっかりしたマニュアル作りを想像するかもしれません。
違います。そこまでやらなくていいんです。
大事なのは、作業の流れを頭の外に出すこと。
- いつ発生する作業か
- 誰がやっているか
- 何をしているか
- 何を使っているか
- どこで困るか
このくらいで十分です。 5W1Hで考えてもいいし、ただの箇条書きでも構いません。
完璧な文書ではなく、「AIに相談するためのメモ」。 そう考えると、気が楽になるはずです。
手順を書くときの簡単なフォーマット
書きやすい形がほしい場合は、これを使ってください。
- いつ — いつ発生する作業か
- だれが — 誰がやっているか
- 何をする — 順番に何をしているか
- 何を使う — 紙、Excel、システムなど
- どこで困る — 時間がかかる、ミスが出る、迷う点
数分でメモできる分量です。
手順を書くこと自体が、業務の見える化になる
手順を書く意味は、AIに相談しやすくなることだけではありません。
書き出してみると、面白い発見があります。
- 思っていたより確認が多い
- 同じ情報を2回入力している
- 何となくやっていた順番に、理由がない
- 人によってやり方が違う
書く前は気づかなかったことが、書いた瞬間に見える。 AIに渡す前の段階で、すでに改善ポイントが半分見つかっていることもあります。
手順を書くのは、AIのためだけの準備ではありません。 自分たちの仕事を、自分たちで見えるようにする作業。
つまり、業務改善の最初の一歩、そのものです。
VBAやExcel改善の前にも、この考え方は役に立つ
この考え方は、特にExcel改善やVBA相談で効きます。
Excel作業は「何となく毎日やっている作業」になりやすいからです。
転記、確認、集計、並べ替え、貼り付け。 当たり前の流れとして体に染みついた作業ほど、どこが改善ポイントなのか見えません。
だからこそ、先に流れを書き出す。 それだけで、AIへの相談の精度が上がります。
VBAを組んでもらう前の整理については、こちらの記事でも詳しく整理しています。
→ ChatGPTやClaudeにExcel VBAを組んでもらう前に、非エンジニアが整理しておくべきこと
また、Excel作業をAIに相談するときの具体的な頼み方は、こちらの記事でも詳しく書いています。
→ Excel作業をAIに相談するときの頼み方｜悪い例・良い例でわかる伝え方
そもそも何が不便なのかを見つけるところから始めたい場合は、こちらの記事がつながります。
→ 会社員がAIを使うなら、最初にやるべきは「面倒な作業の棚卸し」
まとめ：手順を書くだけで、AIへの相談はかなり良くなる
AIに業務改善を頼む前に、作業手順を書き出す。
理由はシンプルです。 手順が見えると、どこが手間か、どこでミスが出るか、何を減らせるか、何を自動化できるかを考えられるようになるから。
完璧な手順書は要りません。
- いつ
- だれが
- 何をする
- 何を使う
- どこで困る
この5つのメモだけで、AIの答えは変わります。
AIにうまく相談するコツは、すごい命令文を書くことではありません。 自分の仕事の流れを、少しずつ見える形にすること。
そしてこの「見える化」は、AIへの準備であると同時に、業務改善そのものでもあります。 一石二鳥とは、こういうことを言うんだと思います。